Tout savoir sur l’annonce d’un déménagement d’entreprise
Changer de locaux professionnels demande une organisation minutieuse. L’objectif principal est d’impacter le moins possible votre activité. Travaux d’aménagement, logistique : tout est sous contrôle. Mais avez-vous pensé à communiquer correctement sur votre déménagement ? L’annonce d’un déménagement d’entreprise est un élément crucial pour convertir un transfert de bureaux en succès. Voici comment transformer votre communication sur le déménagement en un atout aux yeux de vos salariés, clients ou partenaires.
Déménagement d’entreprise : l’importance de la communication interne
Vous devez tout d’abord penser à communiquer en interne sur le transfert des locaux.
Pourquoi la communication interne est importante dans l’organisation du déménagement ?
Le déménagement va impacter vos salariés à plusieurs niveaux :
- Changement d’environnement ;
- Modification des temps de trajet domicile – travail ;
- Nécessité de prendre de nouvelles habitudes de travail ;
- Impact sur la vie personnelle (trouver une nouvelle crèche ou une nouvelle salle de sport, par exemple) ;
- Nouveaux bureaux partagés.
Le transfert peut inquiéter ou mécontenter vos collaborateurs. En soignant votre annonce, vous pouvez transformer cette expérience stressante en une opportunité pour renforcer votre image de marque.
Votre communication va servir à obtenir l’adhésion de vos employés dans le projet. Cet exercice demande de s’y prendre à l’avance. L’objectif : faire du déménagement une expérience positive pour tous. Le transformer en un projet collectif peut vous permettre de renforcer la cohésion de vos équipes. Pour ce faire, vous disposez de plusieurs outils :
- Groupe de travail ;
- E-mails de suivi du projet ;
- Fête de départ ou réception d’aménagement ;
- Recueil des avis, sondages, etc.
L’information du CSE
Le CSE (Comité social et économique) doit être informé et consulté sur toutes les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de la société. Cette règle est fixée à l’article L. 2312-8 du Code du travail(1). Ce dernier ne cite pas spécifiquement le cas du déménagement. Toutefois, il faut bien le considérer comme un cas de consultations obligatoires du CSE. En effet, le transfert du siège social ou d’un établissement secondaire peut avoir un impact important sur les conditions de travail.
Cette consultation est essentielle lorsque le déménagement conduit à une modification du secteur géographique de l’entreprise. La consultation du CSE doit être préalable au déménagement. Elle doit intervenir lorsque le projet est encore modifiable ou modulable. La direction doit en effet encore pouvoir tenir compte des remarques ou commentaires des membres du CSE. Ces derniers doivent pouvoir recommander des aménagements.
Il est donc recommandé de consulter pour la première fois le CSE avant :
- La résiliation du bail actuel ;
- La signature du compromis de vente ;
- La signature du nouveau bail commercial.
L’information des salariés
Nous l’avons vu, il est essentiel d’informer ses salariés du déménagement à l’avance. Vous leur permettrez ainsi de se projeter et d’anticiper les changements à venir. Il n’existe pas d’obligations légales ou réglementaires sur l’annonce d’un déménagement d’entreprise. Vous pouvez donc choisir la communication vous semblant la plus appropriée en fonction du contexte de votre société.
Voici quelques exemples d’actions à mettre en place pour organiser au mieux le déménagement pour vos collaborateurs :
- Communiquer un planning des étapes du déménagement ;
- Envoyer des messages de suivi du projet régulièrement ;
- Proposer des entretiens RH pour traiter des impacts les plus importants du déménagement sur la vie des salariés ;
- Organiser une visite virtuelle des futurs locaux ;
- Fournir un livret de bienvenue contenant toutes les informations pratiques sur les nouveaux locaux (parking, horaire, plan, restauration à proximité, transport…).
Adapter sa communication à la taille de l’entreprise
En fonction de la taille de votre entreprise, les efforts de communication ne seront pas les mêmes. Il est en effet assez facile de déménager un établissement secondaire de 5 salariés. La communication directe est simple à mettre en place.
Pour les grandes entreprises, les efforts de communication sont beaucoup plus importants. Ils peuvent demander une charge de travail équivalant à une ou plusieurs personnes à temps plein. Engager plusieurs centaines de personnes dans un projet de changement de locaux professionnels nécessite une réflexion poussée sur la manière de communiquer.
Exemple de message à envoyer aux collaborateurs pour informer du déménagement
Voici un exemple de mail de déménagement d’entreprise pour informer vos salariés de la préparation du transfert de leurs bureaux.
Bonjour,
Nous avons un nouveau projet important à vous annoncer. Vous l’avez sûrement constaté, nos bureaux sont de plus en plus serrés avec l’arrivée régulière de nouveaux collaborateurs.
La croissance de l’entreprise est une bonne nouvelle. Pour vous permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles, nous avons pris la décision de trouver de nouveaux locaux.
Nous vous écrirons régulièrement pour vous permettre de suivre en temps réel le projet (locaux trouvés, travaux d’aménagement, organisation des lieux, etc.).
D’ici là, n’hésitez pas à nous poser vos questions.
Cordialement,
Ce modèle de lettre pour annoncer un déménagement d’entreprise doit être adapté aux spécificités de votre organisation (tutoiement, ton, informations précises…).
Annoncer son déménagement d’entreprise à ses clients, fournisseurs et partenaires
Vos collaborateurs ne sont pas les seuls à devoir être informés du déménagement de vos locaux. Il est également nécessaire d’annoncer un changement d’adresse à ses clients et fournisseurs.
Pourquoi l’information aux clients, fournisseurs et partenaires est essentielle ?
Il s’agit d’une étape indispensable pour la bonne continuité de votre activité. Le texte pour annoncer un déménagement d’entreprise peut être l’occasion d’améliorer votre image de marque :
- Vous communiquez sur un projet positif ;
- Vous expliquez les atouts de ce changement (facilité d’accès, espace plus grand ou plus agréable, équipements plus efficaces, plus de personnel…) ;
- Vous informez indirectement les clients sur la bonne santé de votre entreprise.
Vos fournisseurs ou partenaires doivent également être informés. C’est la seule manière de vous assurer de continuer à recevoir les livraisons ou les services correctement. Cette communication pourra être l’occasion de confirmer l’importance accordée à vos relations avec vos partenaires.
N’oubliez pas de fournir des détails pratiques dans votre communication :
- Adresse ;
- Numéro de téléphone ;
- Plan d’accès.
Annonce du déménagement : plusieurs façons de le faire
Vous vous demandez comment annoncer un déménagement d’entreprise à vos clients ou fournisseurs ? Tout dépend des relations entretenues avec eux.
Différentes alternatives s’offrent à vous :
- Par e-mail : c’est la méthode la plus pratique. Elle convient aux clients ou aux fournisseurs réguliers ;
- Par courrier : méthode plus officielle, elle s’adresse aux clients ou partenaires importants ;
- Par communiqué de presse : cela permet d’informer une audience large lorsque vous ne disposez pas d’une base de données de coordonnées ;
- Sur les réseaux sociaux : elle vous permet d’informer les personnes vous suivant ;
- Avec une bannière dans les signatures des mails : cette méthode est une bonne manière de tenir informés sur le long terme les clients et les fournisseurs.
Pour optimiser l’impact positif de votre déménagement, vous pouvez même organiser une fête d’inauguration à l’intention de vos partenaires et clients.
Exemple de message à envoyer aux clients, fournisseurs et partenaires pour informer du déménagement
Voici un modèle de message à envoyer à vos clients, fournisseurs et partenaires.
Madame, Monsieur,
Nous souhaitons vous informer du déménagement prochain de notre entreprise. Nous quittons les locaux situés au xx, xxxxxx pour emménager dans des locaux modernes et spacieux. Nous pourrons répondre ainsi avec toujours plus d’efficacité aux besoins de nos clients et de nos partenaires.
Notre nouvelle adresse est :
Xxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxx
Nous mettons tout en œuvre pour que ce projet impacte le moins possible nos relations. Si cela devait être le cas, nous vous prions de nous en excuser.
Nous sommes à votre disposition si vous avez la moindre interrogation.
Cordialement,
Ce modèle d’annonce de déménagement d’entreprise est un exemple. Il doit être personnalisé avec le nom de votre entreprise et celui de votre client ou fournisseur.
