DMAX, la check-list du déménagement d’entreprise
Quelles sont les démarches à effectuer lors d’un déménagement d’entreprise ?
Il est tentant d’imaginer qu’une entreprise déménage, avant toute chose, pour des raisons économiques. C’est en partie vrai, bien sûr, mais les dirigeants invoquent plutôt, en premier lieu, l’envie d’une synergie plus forte et d’une coopération améliorée entre tous les collaborateurs de l’entreprise et donc de meilleures conditions de travail.
Il est essentiel de ne pas se laisser dépasser par l’événement que constitue un déménagement. Cela se prépare au minimum six mois à l’avance et l’improvisation n’a pas droit de cité.
Préalablement à l’établissement d’une to-do-list, il est capital de savoir où l’on va « atterrir ». Il est donc important d’aller reconnaître son futur environnement de travail et de s’y prendre longtemps à l’avance.
Il faut savoir que la période la plus propice pour déménager votre entreprise correspond le plus souvent aux vacances scolaires ou à la fin de l’année fiscale.
Que faire six mois avant le déménagement de vos locaux professionnels ?
- Arrêtez la date précise de votre déménagement d’entreprise.
- Faites faire un audit des locaux, notamment pour tout ce qui concerne le réseau informatique, la téléphonie, la climatisation, etc.
- Établissez un cahier des charges le plus exhaustif possible.
- Réalisez un premier plan d’aménagement des futurs locaux (le mobilier actuel sera-t-il adapté ?).
- Contactez le bailleur et remettez-lui votre préavis.
- Étudiez les contrats de travail des salariés.
La to-do-list, trois mois avant le déménagement de votre société
- Retenez le devis le plus intéressant parmi ceux proposée par les différents prestataires.
- Identifiez et nommez un responsable chargé du déménagement. Il indiquera la marche à suivre et sera le relais entre les salariés et la direction. Il enregistra les suggestions des salariés pour prévenir tout refus de modification des contrats de travail.
- La communication est essentielle lors de cet événement, que vous vous adressiez à vos collaborateurs ou à vos partenaires et vos clients. N’hésitez pas, si les conditions le permettent, à organiser une visite des futurs locaux.
- Assurez-vous du bon déroulement des travaux dans vos futurs locaux pour éviter tout retard ou événement inattendu. Réalisez de même un état des lieux concernant les possibles travaux à effectuer au sein des locaux avant le déménagement, vous vous épargnerez de potentielles déconvenues le Jour J.
- N’oubliez pas de prévenir vos fournisseurs et vos clients de l’imminence du déménagement.
Deux mois avant le déménagement de votre entreprise, ce qu’il faut faire
- Mettez en œuvre les travaux de rénovation nécessaires des locaux que vous vous apprêtez à quitter.
Un mois avant le déménagement de vos bureaux
- Tenez-vous informé de l’évolution des travaux en cours dans les futurs locaux.
- Organisez le tri et l’empaquetage des affaires, documents et archives. Au sein d’une petite structure, chaque salarié peut s’ occuper personnellement de ses affaires ; dans le cas d’une plus grosse structure, il n’oubliera pas d’étiqueter l’ensemble de ses affaires et de son mobilier avec un code conforme à son service. Des professionnels tels que DMAX peuvent se charger de toute la logistique.
- Mettez en place vos nouvelles infrastructures de communication (téléphonie, réseau internet).
- Effectuez les changements d’adresse auprès des différents organismes concernés (URSSAF, caisses de retraite, sécurité sociale…) et des fournisseurs (opérateur télécoms, photocopie, machines à café, abonnements presse, etc.).
J-10 avant le déménagement
- Faites un point avec l’ensemble des salariés sur le déroulement du déménagement à venir et les consignes à observer à l’arrivée dans les nouveaux locaux. Vous donnerez les précisions et informations relatives aux transports en commun, aux parkings ou encore aux lieux de restauration.
- Vérifiez attentivement la propreté des locaux avant l’emménagement, une entreprise de nettoyage passera si des travaux ont été effectués au préalable.
- Effectuez l’inventaire du parc informatique en faisant appel à un prestataire spécialisé (sauvegarde des serveurs, test réseaux).
- Contactez vos prestataires, clients et fournisseurs et communiquez-leur votre nouvelle adresse.
Jour J, votre entreprise déménage !
- Le déménagement de votre société devra s’effectuer le week-end afin de ne pas perturber le moins possible l’activité, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une grande entreprise.
- Faites à nouveau intervenir l’entreprise de nettoyage le lendemain
- du jour de l’emménagement, avant l’arrivée des salariés.
Dix jours après l’emménagement dans vos nouveaux locaux
- Assurez-vous que tous les changements relatifs au déménagement ont bien été pris en compte et que votre nouvelle organisation est en place.
- N’oubliez pas de communiquer votre changement d’adresse au Centre des impôts et à la Trésorerie principale.
Vous prévoyez de déménager votre entreprise ? Contactez-nous pour plus d’information ou pour prendre rendez-vous. Nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais.
