Quelles sont les démarches à effectuer lors d’un déménagement d’entreprise ?
Le déménagement d’une entreprise est souvent considéré comme un impératif économique. Mais est-ce tout le temps le cas ? Les dirigeants préfèrent la plupart du temps invoquer le besoin de synergies, l’optimisation de la collaboration entre les salariés ou encore l’amélioration des conditions de travail. Peu importe la raison, le déménagement d’une entreprise reste une tâche herculéenne nécessitant une organisation sans faille.
Alors quelles sont les démarches préalables indispensables ?
Quelles sont les formalités à réaliser une fois l’installation terminée ?
Doit-on résilier ou transférer les contrats de l’entreprise ?
Quant aux salariés, ont-ils l’obligation de suivre leur entreprise ?
Réponses avec DMAX.
La check-list avant le déménagement de l’entreprise
Après avoir fixé la date du déménagement de votre entreprise, un grand nombre de démarches puis de formalités vous attendent.
Organiser le déménagement de votre entreprise pour mieux l’anticiper
- Contactez le bailleur des locaux actuels pour lui remettre un préavis ;
- Nommez un responsable chargé du déménagement ;
- Faites établir des devis pour le déménagement de votre entreprise ;
- Rédigez un cahier des charges précis sur vos besoins en termes de téléphonie, informatique, climatisation, etc.
- Identifiez les travaux de rénovation à réaliser dans vos nouveaux locaux puis faites établir des devis ;
- Réalisez un état des lieux de vos locaux actuels. Vous pourrez établir des devis pour les éventuelles réparations ;
- Relisez attentivement les contrats de l’entreprise, tout comme ceux des salariés pour comprendre l’impact du déménagement ;
- Informez en amont les salariés : ces derniers pourront être impliqués tout au long du processus pour fluidifier les échanges et la communication interne.
Mettre en œuvre le déménagement de votre entreprise
- Réalisez les travaux dans vos anciens et nouveaux locaux ;
- Organisez le tri et l’empaquetage des affaires, documents ou archives :
○ Au sein d’une petite structure, chaque salarié peut s’occuper personnellement de ses affaires.
○ Dans le cas d’une plus grosse structure, celui-ci devra étiqueter l’ensemble de ses affaires, de son mobilier avec un code conforme à son service.
○ Des professionnels comme DMAX peuvent se charger de toute cette logistique d’emballage et d’étiquetage de vos contenus et des différents mobiliers ;
- Mettez en place vos nouvelles infrastructures de communication (téléphonie, réseau internet) puis faites appel à un prestataire spécialisé pour vérifier le parc
informatique ; - Effectuez les changements d’adresse auprès des différents organismes concernés (URSSAF, caisses de retraite, sécurité sociale…) et des fournisseurs (opérateurs
télécoms, photocopies, machines à café, abonnements presse, etc.) ; - Faites un point avec l’ensemble des salariés sur le déroulement du déménagement à venir puis sur les consignes à observer à l’arrivée dans les nouveaux locaux
(transports en commun, parkings, lieux de restauration, etc.).
C’est le jour J, votre entreprise déménage enfin.
Nous vous conseillons de réaliser le déménagement en semaine, si vos collaborateurs peuvent faire du télétravail, par zone pour ne pas impacter tous les services au même
moment, ou le week-end pour ne pas perturber votre activité.
Une fois le déménagement réalisé et le mobilier installé, prévoyez un grand nettoyage afin de préparer les locaux pour le retour de vos salariés.
Quelles sont les formalités après le déménagement d’entreprise ?
Assurez-vous de vérifier si tous les changements relatifs au déménagement ont bien été pris en compte ou si votre nouvelle organisation est bien en place.
Vous devez notamment modifier l’ensemble de vos documents commerciaux et administratifs. Il est par ailleurs essentiel de mettre à jour les mentions légales de votre site Internet ou les cartes grises des véhicules appartenant à l’entreprise. De plus, vos partenaires commerciaux (banques, fournisseurs, clients) doivent également être prévenus, par courrier ou par e-mail.
Par ailleurs, le changement d’adresse doit être communiqué au Centre des impôts et à la Trésorerie principale. Vous avez jusqu’au 31 décembre de l’année du déménagement pour remplir la déclaration 1447-C afin de calculer la nouvelle contribution foncière de votre entreprise.
Enfin, le transfert du siège social de votre entreprise doit être déclaré officiellement auprès du centre des formalités des entreprises (CFE). Cela vous permettra notamment d’obtenir un nouvel extrait K-bis précisant votre nouvelle adresse.
Voici les différentes étapes nécessaires :
- L’assemblée générale extraordinaire vote le changement de siège social. Un procès- verbal est dressé ;
- Les statuts de la société sont modifiés ;
- Une annonce légale est publiée pour informer les tiers du transfert de siège social ;
- Le dirigeant de la société remplit le document Cerfa n° 11682 (M2).
Pour finir, un dossier de demande d’inscription modificative est déposé auprès du CFE. Celui-ci doit contenir les documents obligatoires suivants :
- Le PV de l’assemblée générale extraordinaire ;
- Un exemplaire des statuts de la société mis à jour ;
- Le formulaire M2 complété et signé ;
- L’attestation de publication de l’annonce légale ;
- Un justificatif d’occupation des locaux (copie du bail, facture d’électricité, etc.) ;
- Une liste des sièges sociaux antérieurs en cas de déménagement dans un nouveau département.
Bon à savoir : pour les entreprises individuelles, les formalités sont beaucoup moins contraignantes. Il suffit de soumettre le formulaire P2 (formulaire n° 11678) complété, accompagné de quelques documents justificatifs.
Résilier ou transférer les contrats de l’entreprise ?
Pour tous les contrats relatifs à vos anciens locaux (assurance, énergie, téléphonie), vous pouvez choisir entre :
- Les résilier avant d’en souscrire de nouveaux. Dans ce cas de figure, vous pourrez choisir des prestataires différents afin de bénéficier de tarifs plus intéressants ou de
services mieux adaptés à vos besoins ; - Ou tout simplement, transférer les contrats de l’entreprise.
Bon à savoir : pour faciliter la transition, demandez une redirection du courrier de votre entreprise. Ce service est proposé par La Poste pendant 24 mois.
Un salarié doit-il suivre son entreprise si elle déménage ?
Si l’entreprise déménage dans la même zone géographique, le salarié n’a pas besoin de donner son accord. Cependant, si le déménagement implique un changement de zone géographique, la situation peut devenir plus compliquée.
Dans le cas où le salarié a signé une clause de mobilité, il est obligé de suivre l’entreprise sous peine de licenciement. En revanche, si rien n’est prévu, l’accord du salarié est en principe obligatoire.
La notion de « secteur géographique » n’étant pas spécifiquement définie par la loi, des litiges peuvent surgir. Certaines clauses de mobilité peuvent manquer de précision, rendant leur interprétation difficile. Dans ce cas, c’est au juge de trancher.
Vous prévoyez de déménager vos locaux d’entreprise partiellement ou en totalité ? Contactez-nous pour plus d’informations et connaitre nos différentes prestations.
L’équipe commerciale DMAX vous recontactera dans les plus brefs délais pour déterminer les contours de votre projet et prendre rendez-vous.
